各部门、单位：
　　期末已至，请做好本部门单位学期工作总结和新学期工作计划要点，并于7月9日（星期五）前交纸质版（两份）至院办曾妍处，同时发送电子版至zengyan@gtcfla.net。工作总结和计划要点的格式要求如下：

　　一、标题统一为：“2009－2010学年第二学期××（部门单位名称）工作总结”和“2010－2011学年第一学期××（部门单位名称）工作计划要点”。

　　二、格式请执行《广东外语艺术职业学院公文格式》要求。

　　三、落款处只注明成文日期，不标注部门单位名称，并加盖部门印章。成文日期范围：二○一○年七月五日——二○一○年七月九日。注意：日期与印章不能脱离正文单独在一个页面内。

　　四、双面打印。
为提高工作效率，报送工作总结和计划要点时，各部门单位可先发送电子版至zengyan@gtcfla.net，经确认格式无误后，再提交总结纸质版。

　　附件：广东外语艺术职业学院公文格式
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 院长办公室
                          　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○一○年七月五日
　　附件
　　　　　　　　　　　　　　　广东外语艺术职业学院公文格式
　　第一条 本格式根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》、国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704--1999）和《广东外语艺术职业学院公文处理办法》的有关规定制定。

　　第二条 本格式适用于广东外语艺术职业学院各级各类公文，其他文件材料可参照此格式执行。

　　第三条 公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为210毫米×297毫米。

　　第四条 排版规格：纸的上下边距均为36毫米；纸的左右边距均为27毫米；版心尺寸为：156毫米×225毫米。一般每面排22行，每行排28个字（公文正文一般固定为单倍行距）。

　　第五条 公文主体格式：
　　（一）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色反线。
    信函式格式公文，发文字号用3号仿宋体字，置武文线下方右侧。
　　（二）公文标题：红色反线下空2行（信函式公文在发文字号下空1行）；用2号宋体字；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
　　（三）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
　　（四）公文正文：主送机关名称下一行，使用3号仿宋字体，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
　　（五）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码；附件标题后不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
　　（六）成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间右空4字。
　　（七）附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
　　（八）主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字，词目之间空1字。
　　（九）抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
　　（十）印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
　　（十一）发文印章：公文落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2－4毫米，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

　　第六条 页码：使用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

　　第七条 公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件的最后一页（封四）上。

　　第八条 公文印刷、装订标准：
　　（一）双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2毫米。
　　（二）版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，片心不斜，误差不超过1毫米。
　　（三）左侧装订，不掉页、无多页、无缺页、无颠倒、无混装、无折角、无刀花、无毛茬、无缺损。
　　（四）装本平整，钉距适当，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

　　第九条 本格式的解释权归学院院长办公室。
　　第十条 本格式自2007年7月1日起施行。