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学校规章制度

广东省外语艺术职业学院招标采购管理办法(粤外艺职院〔2019〕156号)
2019-06-04 08:05   审核人:

 

 

广东省外语艺术职业学院招标采购管理办法

粤外艺职院〔2019〕156号

第一章 总则

第一条为健全学校政府招标采购工作运行机制,进一步规范学校政府招标采购行为,促进廉政建设,维护学校利益,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条使用财政性资金和纳入学校财务管理的非财政性资金招标采购工程、货物与服务的活动,适用本办法。

本办法所称工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等;所称货物是指各种形态和种类的物品,包括原材料、家具、仪器、设备、软件、图书、报刊、教材、药品及医疗器械等;所称服务是指除货物和工程以外的其他对象。

货物类、工程类、服务类的具体品目名称参见广东省当年颁布的政府集中采购目录。

第三条学校招标采购项目实施需符合下列基本要求:

(一)完成立项审批手续,已纳入年度采购预算和采购计划;

(二)工程项目应附有施工图纸、清单、工程预算书等工程资料;

(三)法律法规和学校规定的其他要求。

第四条学校采购方式包括公开招标、邀请招标、单一来源采购、询价、政府集中采购及国家相关法律法规、政策规定的其它招标采购方式等。

第五条学校招标采购工作遵循科学、规范、公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第二章职责

第六条学校党委会和校长办公会是学校招标采购工作决策机构,负责审定学校的招标采购管理制度和工作规程、决定学校的招标采购工作重大事项。

第七条学校设立招标采购工作领导小组(简称领导小组),审议学校招标采购工作的重大事项,定期听取招标采购工作汇报。协调、督导招标采购组织工作。

领导小组组长由招标采购工作分管校领导担任,成员由校长办公室、监察审计处、教务处、财务处、后勤处、实训管理中心、工会、现代教育技术中心、图书馆等部门负责人组成。

第八条领导小组下设招标采购管理办公室(简称招标办),挂靠在校长办公室,负责学校招标采购工作的组织和实施,其主要职责有:

(一)根据国家法律法规和方针政策,拟订学校有关招标采购工作的规章制度和具体实施办法;

(二)统筹管理学校年度采购计划的申报与审批工作;

(三)负责相关招标采购项目的政府采购计划申报、备案;

(四)审核采购需求书编写格式和内容的合规性、完整性、明确性是否符合基本规范;

(五)组织编制招标采购文件,确定招标采购方式;

(六)发布招标采购信息,组织投标报名、开标、评标、定标;负责发布招标采购结果公告、招标采购结果通知、中标通知书等;

(七)负责纳入政府批量集中、电商直购、网上竞价、定点采购及教育部门协议采购等政府招标采购模式和适用范围品目的政府集中采购工作的组织;

(八)处理有关招标采购工作的投诉与质疑等;

(九)负责组织招标采购有关文件资料的整理和立卷归档;

(十)负责招标采购信息的收集、发布、统计、分析和评估;

(十一)做好学校交办的其他工作。

第九条监察审计处和财务处负责对学校的招标采购活动进行监督及经费管理工作。

(一)监察审计处主要职责:按照上级部门和学校监察审计有关规定对学校招标采购工作进行监督,受理相关投诉事宜。

(二)财务处主要职责:审核合同付款方式;对履行审批手续、经费落实并按本办法规定进行招标采购的项目按规定手续予以付款。

第十条根据项目的性质及职能部门分工,招标采购项目实行归口管理,履行相应的职责。

(一)招标采购项目按以下范围进行归口管理:

1.后勤处:基本建设、装修及修缮工程;负责各类物资采购和服务项目的采购组织工作。

2.现代教育技术中心:各类信息化的招标采购项目及其他类招标采购项目中与信息化相关的货物、服务、工程。包括但不限于:计算机、投影仪、交换设备、打印机、服务器、存储、网络设备、网络安全设备、教室多媒体设备、智慧教室、智能管理等信息化硬件设备设施,计算机软件开发、信息资源开发、信息技术咨询与设计服务、信息化运维、多媒体系统、校园网络、弱电设施、网络安全等服务和工程。

3.实训管理中心:实训室建设项目。

4.图书馆:图书文献(包括电子资源、软件等)招标采购项目。

5.教务处:教材(含成教生教材)招标采购项目。

6.广东省中小学教师发展中心:中小学(幼儿园)教师培训项目(包括教师培训项目必需的学员食、宿、交通、保险及相关的配套服务,教师培训项目必需的网络研修、跟岗学习、教学观摩及相关培训环节服务,教师培训网络培训课程制作研发,教师培训科研合作服务等)。

7.项目未具体明确归口的,由招标采购工作分管校领导指定相关业务管理部门负责。

(二)归口管理部门履行如下职责:

1.指导申报(使用)部门编制招标采购计划,汇总并审核申报(使用)部门编制的采购计划;

2.负责组织编制、论证、修改招标采购需求书,确保招标采购需求书能够满足项目立项方案的核心或关键指标、参数要求;

3.参与审核招标文件,并根据招标采购项目的需要组织现场勘察,参与开标、评标等;

4.根据学校合同管理规定组织招标采购项目合同的洽谈、编制、审查和会签,并负责项目实施与验收、付款合同的履行工作;

5.对项目完成的资料收集整理归档;

6.对中标人的合同履行情况进行督促检查,组织招标项目的验收,并对中标人在项目实施的全过程做出评价;

7.负责联络中标人做好合同规定的售后服务及相关工作;

8.安排专人负责以上招标采购管理业务,明确岗位职责,并制定有关的管理规定;

9.完成学校交办的相关工作任务。

第十一条 项目申报(使用)部门履行如下职责:

(一)进行市场调研,制订采购预算与计划;

(二)参与招标采购需求书的编制、论证、修改;

(三)协助归口管理部门根据有关规定参与招标采购项目合同的洽谈、审查和会签,协助项目实施与验收、合同付款等。

第三章 预算与计划

第十二条各部门、单位应根据发展需要,按照学校编制预算要求,编制项目采购预算,作为部门预算的一部分。

第十三条各部门、单位根据已批复的项目经费预算及时申报采购计划。采购计划申报范围要求如下:

(一)使用财政性资金和纳入学校财务管理的非财政性资金采购工程、货物与服务;

(二)采购计划已纳入学校当年预算。

第十四条采购计划由申报(使用)部门编制,并根据采购项目性质报送相应的归口管理部门。采购计划编制应包含以下要求:

(一)逐项列明品目名称、数量、金额、资金来源、采购需求概况、建议采购方式、支付方式等相关内容(见附件2)。

(二)附有项目方案(见附件3)及预算佐证等材料。

第十五条采购计划申报审批实施程序如下(见附件1):

(一)招标办在学校下达正式采购预算之后,应及时发布采购计划征集通知;

(二)申报(使用)部门根据通知要求编制采购计划,并经部门负责人审核后报送归口管理部门汇总审签;

(三)归口管理部门汇总采购计划,经部门负责人审核、分管校领导审批同意后送招标办汇总;

(四)达到咨询论证限额条件的项目,由归口管理部门按照学校重大事项决策专家咨询论证办法组织咨询论证;

(五)招标办汇总各归口管理部门的采购计划以后,编制全校采购计划方案,并报送招标采购分管校领导审批之后按照采购流程组织实施招标采购工作;

(六)政府采购限额标准以上或政府集中采购项目由招标办按政府有关规定编制政府采购计划及备案。

第十六条采购计划一经核准、审批,原则上不作调整。如发生采购项目变更、终止、调整预算的,须提出书面申请,按采购计划申报程序报批。

未纳入年度采购预算和招标采购计划的项目,原则上不组织实施采购工作,也不支付采购资金。

第四章 政府集中采购项目

第十七条属于政府集中采购目录以内,且同一品目采购项目预算金额未达到政府规定公开招标数额标准的货物、工程、服务项目,由招标办根据当年广东省政府集中采购政策和学校相关制度组织采购工作。

第十八条政府集中采购采购方式包括批量集中、电商直购、网上竞价、定点采购及部门协议采购等方式,实施程序如下(见附件4):

(一)采购需求书编制与审批

招标需求书由归口管理部门完成编制后填报《广东省外语艺术职业学院采购需求审批表》(见附件 6,下同),由申报(使用)部门负责人审核、归口管理部门负责人审签后报招标办组织采购。

(二)组织采购

1.招标办根据采购需求书内容确定集中采购方式并申报政府采购计划、备案;

2.招标办组织归口管理部门和申报(使用)部门根据确定的集中采购方式进行采购。

(三)合同签订、实施、验收及付款

归口管理部门确认采购结果并负责组织合同签订、项目实施、验收及付款工作,招标办负责完成合同备案和公开。

第十九条属于政府集中采购目录以内,且同一品目采购项目预算金额达到公开招标数额标准的货物、工程、服务项目,按照第五章实施程序执行。

第五章公开招标项目

第二十条公开招标范围包括但不限于采购项目经费预算20万元以上、政府集中采购目录外的工程、货物、服务。

公开招标采购由招标办或由招标办委托招标代理机构以招标公告的方式邀请不特定法人参加投标。

第二十一条公开招标实施程序如下(见附件5):

(一)采购需求书编制与审批

1.招标需求书由归口管理部门完成编制后填报《广东省外语艺术职业学院采购需求审批表》,并经申报(使用)部门与归口管理部门审签后,报归口管理部门分管校领导审批;

2.政府采购限额标准以上项目,由招标办按有关规定编制政府采购计划并向上级管理部门申报备案。

(二)招标文件编制与审批

1.招标办与招标代理机构签订委托代理协议;

2.招标办委托招标代理机构根据批复的采购需求书编制招标文件;

3.完成招标文件文件编制后招标办填报《广东省外语艺术职业学院采购文件审批表》(见附件7,下同),经归口管理部门初审、招标办审核,报招标采购工作分管校领导审批;

4.招标办与招标代理机构确认招标文件。

(三)组织招标

1.发布招标公告。政府采购限额标准以上的项目,招标公告信息发布媒介和公告时间按政府有关规定执行;政府采购限额标准以下的项目,由招标办委托招标代理机构发布公告,学校招投标网转载,自公告发布之日起,不得少于7个工作日;

2.归口管理部门、招标办与招标代理机构共同进行项目踏勘、投标答疑和招标文件补充等相关活动;招标代理机构发售投标文件;

3.招标办协助招标代理机构组织开标、评标。招标代理机构按规定组建评标委员会,学校指派一名代表参与开标、评标活动,招标办派一人到现场组织工作。根据项目预算金额,代表的确定分两种情况:预算100万以下的项目,由归口管理部门推荐代表,经学校招标采购工作分管校领导审核同意;预算100万以上的项目,由学校招标采购工作分管校领导指派代表;

4.招标代理机构根据学校确认函公示中标结果,发布中标公告,接收投诉质疑并回复,发放中标通知书。

(四)合同签订、实施、验收及付款

归口管理部门确认采购结果并负责组织合同签订、项目实施、验收及付款工作。

第二十二条除法律法规及学校相关制度规定之外,各申报(使用)部门、归口管理部门不得将应当以公开招标方式采购的工程、货物或者服务化整为零或者以其他任何方式、理由规避公开招标采购。否则,将学校按照有关规定,追究直接责任人和其他相关责任人纪律、经济和法律责任。

第六章 邀请招标项目

第二十三条邀请招标范围是采购项目经费预算5万元以上至20万元以下、政府集中采购目录外的工程、货物、服务。

邀请招标由招标办以邀请招标文件方式,邀请不少于3名符合资格条件的供应商参加投标。供应商在已建立的供应商库随机抽取或由申报(使用)部门和归口管理部门共同协商确定。

第二十四条邀请招标实施程序如下(见附件8):

(一)采购需求书编制与审批

归口管理部门完成采购需求书编制后填报《广东省外语艺术职业学院采购需求审批表》,并经申报(使用)部门与归口管理部门审签后,报归口管理部门分管校领导审批。

(二)招标文件编制与审批

1.招标办负责根据批复的采购需求书编制投标邀请书;

2.招标办完成编制投标邀请书后填报《广东省外语艺术职业学院采购文件审核会签表》,经归口管理部门初审、招标办审核,并报招标采购工作分管校领导审批;

3.应当通过以下方式产生符合资格条件的供应商名单:

归口管理部门组织申报(使用)部门指定专门人员邀请符合相关资质要求的供应商参加市场调查,就采购预算金额、采购清单及要求、保修规定等内容,通过电话、邮件、校园网、市场实地调查等方式,选择不少于3家以上符合条件的供应商,经招标办初审后,由招标办向其发出投标邀请书。

(三)组织招标

1.招标办接受投标报名,接受报名时间为1天;自报名之日起至开标,不得少于3个工作日;

2.招标办组织开标、评标;

3.归口管理部门负责成立评标小组,成员由归口管理部门、使用部门、技术部门代表组成,人数为3人以上单数,招标办组织开标、评标;

4.招标办需按规定填写《广东省外语艺术职业学院邀请招标项目开标、评标和定标情况报告》(见附件9)并送招标采购工作分管校领导审批后于学校招标采购网发布中标公告。自中标公告发布之日起3个工作日后无异议的,招标办发送招标结果通知书和中标通知书。

(四)合同签订、实施、验收及付款

归口管理部门确认采购结果并负责组织合同签订、项目实施、验收及付款工作。

第七章 询价采购项目

第二十四条询价采购范围是采购项目经费预算1万元及以上至5万元以下、政府集中采购目录以外的工程、货物、服务。

询价由归口管理部门以询价文件或询价表的方式,通过电话、邮件、校园网、市场实地调查等方式发布采购信息,邀请不少于3家符合资格条件的供应商参加询价。

第二十五条询价采购实施程序如下(见附件10):

(一)编制询价文件

1.归口管理部门编制采购询价文件后填报《广东省外语艺术职业学院采购文件审核会签表》,询价文件必须包含项目概况、供应商资格要求;采购清单、技术参数及其他要求等;

2.询价文件经申报(使用)部门与归口管理部门审签,报招标办确认后,由归口管理部门负责组织采购。

(二)组织采购

1.归口管理部门负责组织询价小组,成员由归口管理部门、申报(使用)部门、技术部门代表组成,人数为3人以上单数,询价小组可通过电话、邮件、校园网、市场实地调查等方式发布采购信息,邀请符合相关资质要求的供应商参加询价,参加询价的有效供应商应不少于3家;

2.根据质量和服务均能满足询价文件实质性响应要求且报价最低的原则确定供应商。如参加询价的有效供应商不足三家,但询价结果满足项目需求的,由询价小组讨论确定成交供应商。完成询价后,询价小组需按规定填写“广东省外语艺术职业学院部门零散采购询价记录表”(见附件11),记录表由询价小组成员签字加盖部门公章后存档,并作为签署合同、报账的佐证材料之一;

3.报招标办确认采购结果并负责发送成交通知书。

(四)合同签订、实施、验收及付款

归口管理部门确认采购结果并负责组织合同签订、项目实施、验收及付款工作。

第八章 单一来源采购与部门自行组织采购项目

第二十六条属于政府采购标准限额以下的公开招标、邀请招标的项目,符合下列条件之一的,可采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)抢险救灾的;

(三)发生不可预见的紧急情况而不能从其他供应商处采购的;

(四)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(五)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购;

(六)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(七)公告或邀请后没有投标人投标的或合格投标人不够法定家数的;

(八)招标所需费用和时间与项目价值不相称,不符合经济合理性要求的;

(九)培训、会议等特殊服务项目不适宜招标的;

(十)其他法定情况的。

第二十七条单一来源采购由归口管理部门提出申请,主要内容包含采用单一来源采购方式的原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称、联络方式等,经过归口管理部门组织专业人员,对相关供应商因专利、专有技术等具有唯一性的论证后,归口管理部门分管校领导和学校招标采购工作分管校领导审批同意,方可采用。

第二十八条单一来源采购实施程序如下(见附件12):

(一)采购需求书编制与审批

归口管理部门完成采购需求书编制并经申报(使用)部门与归口管理部门审核后,报归口管理部门分管校领导审批。

(二)招标文件编制与审批

1.招标办负责根据批复的采购需求书编制单一来源谈判文件;

2.采购文件完成编制后经归口管理部门初审、招标办审核,并报招标采购工作分管校领导审批。

(三)单一来源谈判工作

1.招标办向唯一供应商发出谈判要求;

2.自发出谈判要求之日起至谈判日,不得少于3个工作日;

3.招标办组织谈判,确定谈判结果。归口管理部门负责成立谈判小组,成员由归口管理部门、使用部门、技术部门代表组成,人数为3人以上单数,招标办组织谈判;

4.招标办需按规定填写《学校自主单一来源采购项目谈判情况报告》(附件13)并送主管采购工作校领导审批后发布谈判结果公告。自谈判公告发布之日起3个工作日后无异议的,招标办发送采购结果通知书和成交通知书。

(四)归口管理部门负责合同洽谈、编制签订;项目实施、验收及付款等。

第二十九条采购项目经费预算1万元以下、政府集中采购目录以外的工程、货物、服务由申报(使用)部门自行组织实施。

第九章 合同签订与验收

第三十条归口管理部门应当按照学校合同管理办法规定与中标(成交)供应商签订合同。

第三十一条归口管理部门应当自中标通知书发出之日起30日内与中标(成交)供应商按照招标采购文件签订书面合同。政府采购限额标准以上的,招标办在签订合同之日起3个工作日内在广东省政府采购网上完成合同公开及备案工作。

签订合同前,归口管理部门组织申报(使用)部门根据相关文件资料,拟定合同协议书,按照学校合同管理办法规定程序,组织签订。

归口管理部门申报(使用)部门与中标单位都不得向对方提出招标采购文件以外的要求;不得另外签订违背招标采购文件实质性内容的协议。

第三十二条归口管理部门组织申报(使用)部门及相关领域专家成立验收小组对项目招标采购合同的履行结果进行验收,以确认货物、工程或服务是否符合合同的要求,并出具验收报告。如未能通过验收的,按合同约定及相关规定处理。

第十章 监督与法律责任

第三十三条学校政府招标采购与招标工作接受上级监管部门和学校监察审计处等职能部门以及广大群众监督。

第三十四条监察审计处是学校招标采购活动监督检查的主要负责部门,负责组织学校招标采购工作的日常监督,对单位、个人在招标采购活动中的违法行为的投诉、举报,进行核查处理。

第三十五条招标办、归口管理部门应当建立健全内控制度,明确招标采购活动的具体程序,健全相互监督、相互制约的工作机制,自觉接受监督,切实加强反腐倡廉建设。

第三十六条参与学校招标采购活动的单位和工作人员必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度。对于下列违法违规行为,学校按照有关规定追究直接责任人和其他相关责任人纪律、经济和法律责任:

(一)以不合理的要求限制或者排斥潜在投标人,对潜在投标人实行差别待遇或者歧视待遇;或者招标文件指定特定的投标人、含有偏向性等内容的;

(二)与投标人恶意串通的;

(三)在招标采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;

(四)泄露应当保密的信息和资料的;

(五)中标通知书发出后不及时与中标人签订合同的;

(六)在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的;

(七)其他违法违规的行为。

第三十七条中标人有下列情形之一,中标结果无效,投标保证金不予退还,招标办将其列入不良信用记录,并视情节轻重,取消其一年至三年内参加学校招标项目的投标资格;给学校造成损失的,追究相应法律责任。

(一)以低于成本价竞标,或以他人的名义投标或以弄虚作假方式谋取中标的;

(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人或串通投标的;

(三)提供不正当利益以行贿手段谋取中标的;

(四)在招标过程中与学校相关工作人员串通不按照招标文件和中标人的投标文件签订合同,或者另行签订背离合同实质性内容的协议的;

(五)中标后无正当理由不与招标人签订合同的;

(六)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的;

(七)存在其他违法违规行为的。

第十一章 涉密采购项目

第三十八条涉及国家安全,国家秘密或具有特殊保密要求的采购项目,应按照保密法律法规及政府涉密采购工作的相关要求执行。具体范围如下:

(一)保密工作所需的检查、管理类保密装备;

(二)通过国家保密局或其授权机构技术检测、测评,应用于保密要害部门部位的安全防范类保密装备、设施、用品;

(三)用于采集、存储、处理、传输、存放、保护涉密信息的软件、硬件或者成套设备载体及其配套设施、材料、用品;

(四)国家保密局或省保密局要求强制配备的安全保密设施、设备、用品;

(五)经确认的保密工程、涉密信息系统、涉密通信和涉密办公自动化系统的实施、服务,涉密设备定点维修维护服务;

(六)具特殊保密要求的其他项目的实施、服务等。

第十二章 附则

第三十九条非学校经费的招标采购项目可参照本办法执行,招标采购工作由归口管理部门自行组织。

第四十条本办法中“以上”含本数,“以下”不含本数。

第四十一条本办法由招标办负责解释。

第四十二条本办法自印发之日起施行。原《广东省外语艺术职业学院招标采购管理实施办法》(粤外艺职院〔2016〕214号)废止。

附件:略

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